بررسی روند تکنولوژی BPM در سال 2018

صنعت BPM با رشد 2 رقمی سال 2017 را سپری کرد بسته به نوع نیاز های شرکت پردازش و مدیریت بهینه سازی , بهبود , حکومت , مدیریت ریسک , انطباق قانونی , هزینه ذخیره سازی , تجربه مشتری , همکاری تجاری و ابتکارات تحول را ادامه میدهد.

با مهم شدن استفاده از BPM در سازمان ها مسلما رشد این تکنولوژی در 2018 بهتر نیز میشود.

ولی این تحول تا کجا ادامه میابد , آنالیزهای اطلاعاتی کجا قطعیت میابند , و تا کجا مهارت و انعطافپذیری برای نیاز های کاربر لازم الجرا می شود. اینها همه دلایل نیاز بیشتر سازمان ها در سال 2018 هستند.

واقعیت حقیقی از پردازش خودکار شروع تغییر با ورودی های درهم گسیخته و هوشمند تر شدن تکنولوژی های درج کردن این ورودی ها به یک BPM است. احتمالا موج بعدی اختلال باعث چابکی و بهره وری در شرکت های دیجیتال و به پیشرفت های بزرگی در تمام سازمان ها می انجامد.

10 گرایش محتمل در سال 2018 برای صنعت BPM

1- استفاده از هوش مصنوعی (در هر بخشی از BPM)

نرم افزار های AI یا Artificial Intelligence در صورتی که در BPM استفاده شوند میتوانند احساس و امکان وقوع را در دیتای سازمان نیافته به یک خروجی سازمان یافته و قابل درک تبدیل کنند.

یادگیری ماشین Machine Learning و یادگیری عمقی Deep Learning نتایج یک سیستم یادگیری مستمر بدین گونه است که اطلاعات مختلف را از یک چرخه کاری workflow در حین پردازش کرده و یک به یک با بالابردن کارایی فرایند ها و اثربخشی محسوس آنرا اجرا میکند.

اجرای خودکار از سیستم های شناختی , عملکردی بر حسب انتخاب های صحیح بر اساس آنالیز های قبلی خود دارد.

2- استفاده از IOT یا Internet of things

IoT نیازمند یک فعالسازی خودکار از پردازش ها و دستورات و پاسخ به اطلاعات یک سنسور از اشیا مرتبط است. ویا به صورت پیش بینی شده (بر حسب وضعیت) یک دستور به اشیاء هوشمند برای انجام در زمان مشخص ارسال میکند.

BPM میتواند تمامی نمونه های پردازشی مورد نیاز برای پردازش را برای مدیریت یک رویداد توسط سنسور ها را در لحظه منظم کند همچنین می تواند تمام ردیابی ها را ذخیره کند.

3- اتوماسیون فرایند رباتیک RPA یا Robotic Process Automation

برای خودکار کردن فرایند های کسب و کار تکراری و قوانینی که نیاز به مداخله انسان ندارد کاربرد دارد.

در چرخه پردازشی BPM برخی از دستورات به صورت اتوماتیک توسط ربات ها (نرم افزار های ربات) که وظایف یک کارمند را بر روی دسکتاپ کامپیوترش برای پردازش عملیات های پیچیده مانند یک انسان به عهده میگیرد. این روش بدون خطا انجام شده و به کارمندان فرصت انجام وظایف کاری مهمتر را میدهد.

4- ماموریت مجازی هدفمند Targeted Virtual Assistants

یک روند است که عملکرد فرایند های کسب و کار در BPM را بهبود می بخشد.

اجرای وظیفه کاربر با گوشی های هوشمند نیاز به یک رابط کاربری جدید و مکالمه هوشمند مبتنی بر زبان قابل فهم است. دستیار شخصی مجازی به طور فزاینده ای به عنوان واسطه میان انسان ها , اشیاء و موتور BPM ارزشمندتر خواهند شد.

5- پشتیبانی از رویداد در لحظه Near Real-Time Event Processing Support

این برای کاراموزان BPM مهم است تا بهره وری عملیاتی بهتر فراهم شود. درک وقایع و محرک ها می تواند الگوهای رفتار خاصی را تعیین کند که به نوبه خود می تواند برای شناسایی مشکلات یا فرصتی برای تغییر باشد. ابتکارات BPM جمع آوری توانایی های اصلی BPM را با عناصر پلتفرم تکمیلی شامل پردازش رویداد ها , مدیریت تصمیم گیری عملیاتی , تجزیه و تحلیل پیش بینی های لحظه ای افزایش می دهد.

 6- مدریریت موارد انطباق پذیر Adaptive Case Management - ACM

در BPM این مورد برای فرایند های غیر ساختاری و غیر قابل پیش بینی مورد نیاز است که به صورت حرفه ای نمی توان مسیر دقیق وظایف و فعالیت ها را مشخص کرد. تمرکز BPM نه تنها به فرایند های ساختاری هدایت میشود, بلکه بسیاری از کارکنان زمان زیادی را صرف پاسخگویی به الگو های کاری غیر ساختاری و غیر قابل پیش بینی میکنند. اتوماتیک کردن این چنین فرایند ها دشوار است زیرا لازم است تا به هر رویدادی که پیش می آید تا زمان حل شدن به موقع پاسخ دهد. در فرایند های غیر ساختاری , نقطه پایانی شناخته شده است , اما راه رسیدن به نتیجه نهایی توسط هر مرحله / نشانه MileStone در مدیریت مسئله تعیین میشود. هر مورد به دنبال یک دنباله خاص از فعالیت ها و نتایج از پیش تعریف شده است؛ از این رو، برای حل این فرآیندهای غیر ساختاری و غیر قابل پیش بینی، سیستم های ACM اعمال می شود و این قابلیت توسط تولید کنندگان اصلی سیستم های BPM (معمولا در BPMS به نام Intelligence BPMS شناخته میشوند) گنجانده شده است. بقیه تولیدکنندگان پیشنهاد بهتری خود را برای رقابت آماده می کنند.

7- فرایند کاوی یا Process Mining شروعی به رها شدن در جهان کسب و کار خواهد بود

 در حال حاضر شرکت ها توجهی به فرایند کاوی ندارند، با این حال دانشگاه ها در حال بررسی پتانسیل های بزرگ این فرایند و استفاده از آن برای پروژه های خاص هستند. سازمانها زمان زیادی را برای فرایندهای مدل سازی صرف می کنند، زیرا نمی توانند درک اطلاعاتی از چگونگی روند AS-IS داشته باشند. تکنیک های استخراج فرایندها به یک واسط اجازه می دهد تا اطلاعات را از رخدادها و لاگهای تراکنش استخراج کند و مدل هایی را که پروسه ها را توصیف می کنند را کشف کند. بنابراین زمان لازم برای مدل سازی یک فرایند را کاهش می دهد و سپس در BPM بهینه سازی و خودکار سازی اعمال می شود.

8- افزایش تقاضای بستر BPM برای Low-Code با توجه به دگرگونی دیجیتال

 سازمانها در حال حاضر خواستار یک فرایند کاملا خودکار (خلبان) هستند که بتواند در چند روز به طور عالی شخصی سازی و همچنین به طور کامل با فرایندهای شرکت سازگار شود. تکامل از BPM به Low-Code چند سال است که در حال اجرا است. در سال 2018، بسیاری از فروشندگان BPM سنتی محصولات BPM خود را برای ارائه پلت فرم low-code متمرکز بر فرآیند بروز رسانی خواهند کرد.

9- تجربه عالی کاربر با واقعیت مجازی / واقعیت افزوده / واقعیت مختلط Virtual Reality / Augmented Reality / Mixed Reality 

ابتکارات BPM بزودی واقعیت مجازی (محیط 3D)، واقعیت افزوده (استفاده در زمان واقعی از داده های مجتمع شده با اشیاء واقعی) و واقعیت های پیچیده (گسترش جهان فیزیکی - لمسی و صدا) برای افزایش بهره وری کارکنان را آغاز میکند و امکان استفاده از آنها برای ارتقاء طراحی، آموزش، تجسم و ارائه اطلاعات بدون استفاده از دست در هنگام اجرای هرگونه فرآیند کسب و کار را ایجاد میکند.

10- افزودن پیش بینی و تجزیه و تحلیل پیشگویانه به یک فرایند برای هدایت اعمال خودگردان

پیش بینی و تجزیه و تحلیل پیشگویانه اجازه می دهد تا تشخیص حجم داده های بزرگ (داده های بزرگ)، پردازش زبان طبیعی (NLP)، تجزیه و تحلیل محتوا و تجزیه و تحلیل فعال برای نظارت بر روند فعالیت ها، تجزیه و تحلیل فعالیت ها و تغییرات در اطراف فرآیندها مطابق با KPI و اهداف استراتژیک است. تجزیه و تحلیل پیشرفته با استفاده از یادگیری ماشین به کار می رود تا کارکنان بتوانند زمان کمتری برای کاوش داده ها و وقت بیشتری را برای درک مناسب برای انجام فعالیت تجاری در نظر بگیرند.

 
پیشنهادی برای برنامه ریزی استراتژی BPM شما برای سال 2018
در ماه های آینده، بسیاری از فروشندگان BPM در مورد چالش ها و فرصت های مربوط به تغییر در جهت استفاده از تکنولوژی های AI در BPM صحبت خواهند کرد. AI شروع به نقشی کلیدی در تحولات دیجیتالی در همه سازمان ها خواهد کرد و BPM یک اختلال جدید را از پاگذاری به عرصه یادگیری ماشین و ویژگی های جدید AI مشاهده می کند.
برای اغلب شرکت ها، این روند صنعت BPM به این معنی است که این لحظه ای است که سازمان ها باید با استراتژی دیجیتال خود روبرو شوند و شروع به استفاده گسترده تر کنند. نوآوری دیجیتال در شرکت ها نیازمند بررسی تمامی فرآیندهای فعلی است تا تغییرات لازم را برای دستیابی به اهداف دیجیتال و شرکتی برای BPM خود در سال 2018 انجام دهند. نظم و تکنولوژی نقش مهمی در کارهای آینده ایفا خواهد کرد.
ترجمه : علی حریریان
 

استاندارد DMN چیست؟

استاندارد DMN چیست؟

استاندارد بعدی که به طور مختصر راجع به آن صحبت می کنیم DMN یا مدل تصمیم گیری است. در این مدل نیز شما با نمادهای بصری سر و کار دارید که به شما نشان می دهد برای داشتن یک تصمیم منطقی به چه چیزهایی احتیاج دارید. با استفاده از این مدل شما تصمیمی دقیق خواهید گرفت. نسخه ی ۱٫۱ DMN و نسخه ی بتای آن در وب سایت OMG موجود است.

در این قسمت نیز نمادهای ساده ای داریم که در درک نمودار به ما کمک می کند. مربع به معنی تصمیم است. ورودی یک بیضی است. مدل دانش کسب و کار مستطیل است. منبع دانش که منابع مورد اعتماد دانش ما برای تصمیم گیری درآن قرار دارد یک چهارضلعی با یک ضلع زاویه دار است. اطلاعات مورد نیاز یک فلش است. دانش مورد نیاز خط چین با یک فلش جهت دار است. یک خط چین با یک نقطه در انتهایش نماد اختیارات مورد نیاز است.

با هم یک مثال را بررسی می کنیم. در اینجا یک نمودار ساده ی DMN را مشاهده می کنید. در بالای نمودار تصمیم مورد نظر را می بینید. همان طور که مشاهده می کنید برای تصمیم گیری به اطلاعاتی نیاز داریم که خود نیازمند یک تصمیم دیگر است و خود به یک ورودی بر پایه ی دانش اختیاری نیاز دارد که می تواند یک قانون یا یک روش خاص در درون سازمان یا منبعی برای تصمیم گیری باشد.

در اینجا شما نحوه ی تصمیم گیری را مشاهده می کنید. همانطور که مشاهده می کنید تصمیم اصلی بر مبنای تصمیمی دیگر است که خود آن تصمیم بر اساس دو ورودی گرفته می شود که یکی از این ورودی ها قانونی خاص دارد که ما باید آن را رعایت کنیم.

در قسمت دیگر یک تصمیم گیری منطقی را مشاهده می کنید که تصمیم سطح دوم است و ما آن را بر روی یک جدول تصمیم گیری توضیح داده ایم که در آن منطق دقیق تصمیم گیری به طور کامل توضیح داده شده است. شما به سادگی می توانید جدول را بخوانید. هر نقش به عنوان یک قاعده و هر ستون به عنوان یک ورودی دیده می شود و سپس شما خروجی را مشاهده می کنید. بنابراین اساسا می توان گفت که اگر ورودی ۱ درست است، ورودی ۲ نیز درست است و در نتیجه خروجی و بقیه ی موارد نیز درست است. حالا شما می توانید جداول پیچیده تری از تصمیمات منطقی را نیز بخوانید.

DMN قدرت زیادی برای تفسیر تصمیمی منطقی به نام FIL را دارد که در اینجا به بررسی آن نخواهیم پرداخت اما به تنهایی یک استاندارد قدرتمند برای تصمیم گیری است.

استاندارد CMMN چیست؟

 

استاندارد CMMN چیست؟

CMMN که مخفف Case Management Model & Notation است استاندارد دیگری است که مکمل BPMN بوده و درباره ی مدیریت مورد است. در CMMN نیز ما نمادهای بصری و یک قالب فایل مانند داریم که بین ابزارها مبادله می شود. در اینجا هدف مدل سازی از پیش تعریف نشده است. نسخه ۱٫۰ CMMN و نسخه ی بتای ۱٫۱ CMMN در سایت OMG موجود است که به زودی تصویب خواهد شد.

در CMMN نیز مانند BPMN ما اشکال پایه ای داریم که با شناخت آنها می توانیم یک مدل را درک نماییم. نماد مرحله دراین استاندارد مستطیلی است که در آن یک چهارخانه وجود دارد. این نماد نشان دهنده ی وجود یک منبع خاص است. مانند BPMN در اینجا نیز یک سری وظیفه و یک سری نماد داریم. نمادی که یک کار اختیاری را نشان می دهد یک مربع خط چین است.این نماد به این معنا است که این کار تنها در شرایط خاصی انجام می شود و ضرورتی ندارد که حتما اجرا شود.
دو دایره درون هم به معنی یک پیشامد است. همچنین یک فایل داریم که آن را فایل اطلاعاتی یا فایل موارد می نامیم و پس از آن یک بیضی می بینیم که معرف یک مرحله ی برجسته (نقطه ی عطف) است. در CMMN ما دنباله ای از اتفاقاتی که افتاده است را داریم و به شرح وقایع می پردازیم که در واقع اساسا در CMMN به بیان نحوه ی واکنش به موضوعات می پردازیم و آن را یک پیشامد معنایی می نامیم.
در پایین تصویر نموداری را مشاهده می کنید که پیشامدی قطعی را نشان می دهد که بیان می کند اگر پیشامد اتفاق افتاد که آنرا با یک مربع خط چین و یک لوزی روی آن نمایش داده است، شما باید کاری را انجام دهید که در نمودار گفته شده است.CMMN بسیار قدرتمند است و به شما اجازه می دهد موقعیت های مختلف یک پیشامد را در آن تعریف کنید که می تواند دارای شرایط و پیشامدهای مختلف باشد یا نباشد. شما می توانید یک ECA یا CA و یا تنها یک Aداشته باشید که به این معناست که آن کار باید همواره انجام شود. شما یک ابزار قدرتمند دارید که با آن می توانید تعریف کنید که درهرموقعیت باید چه واکنشی نشان دهید.

در اینجا یک مدل CMMN را مشاهد می کنید که آن را مدل نقشه ی موردی می نامیم. در این مورد مدل بر اساس محتوا (زمینه) است. نماد فولدر مانند نشان می دهد زمانی که یک زمینه ی خاص دارم چگونه در موقعیت های مختلف آن زمینه باید واکنش نشان بدهم و کار چگونه پیش خواهد رفت.
اگر به گوشه ی سمت راست بروید یک پیشامد را مشاهده می کنید که پیشامدی کاربری است که در یک نقطه ی تیره به یک موقعیت متصل شده است. این نمودار به من نشان می دهد که ه�� زمان در این مورد این زمینه را انتخاب کرده باشیم اگر بتوانم به پیشامد کاربری برسیم به مورد نزدیک می شویم. (به هدف نزدیک می شویم.). در نتیجه دیگر نیازی نیست که این موقعیت را در هیچ زمان و مکانی پیش بینی کنیم زیرا این پیش بینی در هر زمانی اتفاق می افتد.
در زیر این قسمت شما موقعیتی دیگر یا یک مدل قدیمی را مشاهده می کنید که بیان می کند اگر به یک مرحله ی خاصی برسیم می توانیم از اطلاعات و داده های خاص این پوشه برای رسیدن به هدف استفاده کنیم. در سمت چپ شما چیزی مشاهده می کنید که بیان می کند که اگر در یک زمان خاص به موقعیتی برسیم باید کاری را انجام دهیم که یک واکنش کاربری است و علامت تعجب در آن به این معنی است که انجام این عمل مورد نیاز است و در انتها یک مربع خط چین می بینید که نشان دهنده ی موقعیتی انتخابی و اختیاری است. این بدان معناست که در حالی که باید کاری اجباری و یا مورد نیاز انجام شود یک وظیفه ی دیگر وجود دارد که گزینه ی انتخابی یا کاربری و یا یک وظیفه ی فرآیندی است. در قسمت پایین شما یک فعالیت دیگر را می بینید که با چیزی در ارتباط نیست و نشان می دهد که در زمینه ی این مورد خاص در زمان مشخص می توان آن را انجام داد. در سمت راست یک وظیفه وجود دارد که نشان دهنده ی یک تصمیم گیری است و به طور مختصر بیان می کند که چگونه در برابر پیشامدهای کاربری یا اطلاعات جدید که حاصل تحقیقات جدید است واکنش نشان دهید. مشاهده می کنید که این ابزار قدرتمند به شما اجازه می دهد که توضیحاتتان بسیار مختصر باشد.

استاندارد های BPM

استاندارد (Standard) در لغت به معنای معیار متعارف و مرسومی است که مورد پذیرش همگان قرار دارد.

به صورت کلی استاندارد را مترادف نظم، قانون و قاعده می دانند.

بنا به گفته ویکی پدیا، سازمان بین المللی استاندارد، آن را اینگونه تعریف کرده است: استاندارد مدرکی است دربرگیرنده قواعد، راهنمایی ها یا ویژگی هایی برای فعالیت ها یا نتایج آنها... با هدف دست یابی به میزان مطلوب از نظم در یک زمینه خاص.

در مورد BPM هم ما با چند استاندارد شناخته شده روبرو هستیم که ذیلاً برخی از آنها را شرح می دهیم:

 

1. استاندارد BPMN

این استاندارد توسط سازمان مدیریت فرآیند کسب و کار (Business Process Management Initiative) موسوم به BPMI در سال 2004 ارائه شد.

 

این استاندارد در سال 2006 عضو رسمی کنسرسیوم OMG یا Open Management Group شد و به عنوان یکی از استانداردهای بین المللی و مورد تایید این سازمان قرار گرفت.

BPMN را اصلی ترین ابزار و استانداردی می دانند که در فناوری BPM در اختیار کاربران گذاشته می شود.

پس از انتشار نسخه اولیه و غیررسمی BPMN2 در ابتدای سال 2011، این استاندارد تاکنون دو بار مورد بازنگری قرار گرفته و جهت کسب نظرات دیگران، به اشتراک گذاشته شده است. 

تعریف BPMN :

سیستمی دارای BPMN است که شامل موارد زیر باشد

امکان مدل سازی پیچیدگی های واقعی محیط کسب و کار : در BPMN می توانید انواع حالت های مدیریت خطا، رویدادهای پیچیده و ارسال و دریافت پیام از فرآیندها و سیستم های دیگه رو مدل کنید
امکان مدل سازی تعامل بین فرآیندها و سیستم های مختلف
در BPMN امکان مدل سازی تعامل سرویس ها با یکدیگر وجود دارد
مدل های معتبر BPMN به فرمت های استاندارد XML تبدیل میشوند و در نتیجه توسط نرم افزارهای دیگر قابل شناسایی و تبدیل شدن به زبان نرم افزاری هستند.
در حال حاضر استاندارد مورد قبول شرکت های نرم افزاری، تحلیلگران و سازمان ها در جهان BPMN است و دیگر روش های مدل سازی فرآیندها جایگزین شده اند
اکثر نرم افزارهای مدل سازی و تحلیلی اکنون از نسخه 1 یا BPMN 2 این استاندارد پشتیبانی می کنند.

استاندارد BPMN2 شامل چه فاکتور هایی میشود ؟ (در فایل زیر مشاهده کنید)

BPMN2_0_Poster_EN.pdf (176.46 kb)

 

2. استاندارد XPDL

این استاندارد به عنوان مبادله تعاریف فرایندها بین موتورهای گردش کار مختلف، تعریف شده است.

 

XPDL توسط کنسرسیوم مدیریت گردش کار Workflow Management Coalition موسوم به WFMC تعریف شده است.

WFMC یک سازمان علمی تحقیقاتی متشکل از تولیدکنندگان، کاربران، تحلیلگران و گروه های دانشگاهی – تحقیقاتی گردش کار (Workflow) می باشد که در اوت سال 1993 پایه گذاری شده است.

ماموریت این سازمان، ترویج و توسعه استفاده از گردش کار می باشد.

بدین منظور این سازمان سعی می کند از طریق ایجاد استانداردهایی برای یکسان سازی واژگان و اصطلاحات نرم افزاری، تعامل و همکاری Workflowهای متفاوت با یکدیگر را تسهیل و تسریع نماید.

اولین نسخه این استاندارد تحت عنوان XPDL1.0 در سال 2002 و آخرین نسخه آن نیز با عنوان XPDL 2.1 در آوریل سال 2008 ارائه شد.

XPDL 2.1 از استاندارد BPMN هم پشتیبانی می کند.

تقریباً همه ابزارهای مدلسازی فرآیند استاندارد XPDL را به رسمیت شناخته اند و می توانند مدل های فرایندی را تحت این استاندارد، با دیگر ابزارها مبادله کنند.

اساساً XPDL زبانی است که بر مبنای استاندارد XML برای توصیف طراحی مدل های فرایندی ایجاد شده است.

توضیحات بیشتر راجع به XPDL

 

3. زبان اجرایی فرایند کسب و کار BPEL

BPEL سرواژه Business Process Execution Language است به معنای زبان اجرای فرایند کسب و کار.

BPEL، یک زبان مبتنی بر XML است که برای مقاصد زیر به کار برده می شود:
حفظ ترتیب فعالیت (activities) های موجود در فرایند
ارتباط بین نمونه های فرایند و پیام ها
بازیابی شرایط خطا و استثنائات
روابط مبتنی بر وب سرویس بین نقش های فرآیند

این استاندارد زبانی برای توصیف فرایندهاست.

 

توصیفات نوشته شده با BPEL ترتیب اجرای یک فرایند را مشخص می کند که توسط موتورهای گردش کار قابل اجرا هستند.

این استاندارد در اصل توسط شرکت های مایکروسافت و آی بی ام برای توصیف نحوه تعامل برنامه های مختلف در یک سلسله فرایندی طراحی شده است اما در حال حاضر تقریباً همه شرکت های ارائه دهنده BPMS از آن پشتیبانی می کنند.

نسخه جدیدتری از این زبان برای کار با سرویس های وب طراحی شده است که تحت عنوان BPEL4WS شناخته می شود (سرواژه Process Execution Language for Web Services)

توضیحات بیشتر راجع به BPEL

 

4. Wf – XML

Wf - XML استانداردی است برای یکپارچه سازی و اتصال گردش های کاری با هم، که توسط کنسرسیوم WFMC توسعه یافته است.

 اطلاعات بیشتر راجع به Wf-XML2.0

BPM چیست ؟ BPM و BPMS چه تفاوتی دارند؟

مدیریت فرایندهای کسب‌وکار یا همان BPM، شامل روش‌ها، تکنیک ها و ابزارهایی جهت پشتیبانی از طراحی، مدیریت و تحلیل فرایندهای کسب و کار است؛ به عبارت دیگر، BPM یک رویکرد ساختار یافته باهدف بهبود کیفیت محصول و خدمات است و تلاش دارد تا فرایندهای سازمان را با استراتژی سازمان همسو نماید و به موازات آن رضایت مشتری را با افزایش کیفیت، بهبود دهد.

مدیریت فرایندهای کسب‌وکار یا BPM، ریشه در دو علم مدیریت و فناوری اطلاعات دارد. همین موضوع یکی از عوامل مهم محبوبیت و کارآمدی این رویکرد است. با رشد و ترکیب این دو علم، مفهوم مدیریت فرایندهای کسب‌وکار ایجاد گردیده است. در واقع BPM پس از رویکردهای TQM و BPR در مدیریت و به موازات آن پس از ظهور سیستم های مدیریت پایگاه داده، سیستم های مدیریت منابع سازمانی و سیستم های مدیریت گردش کار در فناوری اطلاعات، به منظور بهبود خدمات و محصولات معرفی گردید. منظور از بهبود، عبارت است از کلیه عملیات و تغییراتی که در فرایندها ایجاد می‌گردد تا هزینه و سرعت انجام را کاهش و کیفیت خروجی فرایند را افزایش دهد.

به منظور پشتیبانی از اجرای BPM در سازمان‌ها، BPMS ها یا سیستم های مدیریت فرایندهای کسب‌وکار که حاصل فناوری اطلاعات هستند، تولیدشده‌اند. سیستم های مدیریت فرایندهای کسب‌وکار با مجموعه ابزارهای خود، کلیه مراحل چرخه فرایند از طراحی و مدل‌سازی تا اجرا، پایش و بهبود را پشتیبانی می‌نمایند.

در ادامه به معرفی اجمالی هدف، اصول و توصیه های اجرایی BPM می پردازیم:

هدف: 

بهبود کیفیت خدمات و محصولات با استفاده از یک رویکرد ساختار یافته با تمرکز بر مدیریت فرایندهای کسب‌وکار سازمان و طراحی سیستماتیک 

اصول: 

۱- فرایندها دارایی‌های سازمان هستند که برای مشتریان ایجاد ارزش می‌نمایند.

۲- با اندازه‌گیری، پایش، کنترل و تحلیل فرایندهای کسب‌وکار، سازمان قادر خواهد بود، ا��زشی پایدار را به مشتری ارائه دهد و مبنایی برای بهبود فرایندها در اختیار داشته باشد.

۳- فرایندهای کسب‌وکار باید به صورت مستمر بهبود پیدا کنند.

۴- فناوری اطلاعات یک توانمند ساز حیاتی در اجرای BPM است.

توصیه های اجرایی:

۱- در راستای ایجاد یک ساختار سازمانی فرایند محور، تلاش کنید.

۲- مالکان فرایندها را مشخص نمایید.

۳- مدیریت ارشد نسبت به BPM باید الزام و تعهد داشته باشند اما اجرای BPM باید با استفاده از یک رویکرد پایین به بالا انجام شود.

مدیریت ارشد سازمان، باید از رویکرد «مدیریت بر مبنای فرایندها» پشتیبانی نماید و نسبت به انجام آن خود را متعهد و ملزم بداند. چرا که همواره مدیران میانی در برابر تغییر ساختار وظیفه‌ای به ساختار فرایندی، به دلیل محدود شدن مسئولیت‌هایشان، مقاومت می‌کنند و اگر مدیران ارشد نسبت به BPM تعهد و الزام نداشته باشند، پروژه به دلیل مقاومت‌های داخلی با شکست مواجه می‌شود. اما طراحی فرایندها باید با استفاده از یک رویکرد پایین به بالا و به عبارتی توسط کارمندان داخلی سازمان صورت پذیرد تا مقاومت کم‌تری توسط آن‌ها در برابر تغییر وجود داشته باشد. اگر چه نهایتاً، مالک فرایند، طراحی نهایی را تأیید خواهد نمود.

۴- سیستم های نرم‌افزاری را جهت پایش،کنترل، تحلیل و بهبود فرایندهای کسب‌وکار در سازمان مستقر کنید.

۵- با شرکای تجاری خود به طور مشترک فعالیت نمایید.

اگر چه شرکت‌ها غالباً تمایل به انجام کلیه فعالیت‌ها در داخل سازمان خود دارند، اما در مواردی نیاز به برون سپاری برخی از فعالیت‌ها است. در این موارد لازم است که مدیریت فرایندهای کسب‌وکار را به بیرون از سازمان نیز گسترش داد تا نهایتاً ارزش مناسب و بهینه‌ای را به مشتریان ارائه داد. 

۶- نیروی کار خود را به صورت مستمر تحت آموزش قرار دهید.

۷- نظام پاداش کارکنان را بر مبنای عملکرد فرایندهای کسب‌وکار استوار کنید.

۸- از متدلوژی‌های تدریجی ( نظیر ۶Sigma و ...) و از متدلوژی‌های رادیکالی ( نظیر BPR) جهت بهبود فرایندهای کسب‌وکار استفاده نمایید.

در واقع BPM شامل مجموعه ابزارهایی است که هر سازمان در هر موقعیت و با توجه به شرایط می‌تواند از یکی از آن‌ها بهره ببرد. برخی از این ابزارها عبارتند از BPR ، ۶Sigma ، BPMS و ... .

BPMS در واقع یک ابزار بسیار قوی از مجموعه ابزارهای مورد استفاده BPM است. سازمان‌هایی که از این ابزار استفاده می‌کنند، علاوه بر امکان طراحی فرایندها به صورت سیستماتیک، داده‌ها و اطلاعات فرایندی را در اختیار خواهند داشت که به واسطه آن بهبود فرایندها را تسریع می‌بخشند.

مهندسی مجدد فرآیند کسب و کار bpr چیست ؟

مهندسی مجدد فرآیند کسب و کار(Business Process Reengineering)

مهندسی مجدد فرآیند کسب و کار(BPR)، به معنای تفکر مجدد، بازطراحی رادیکالی(اساسی) فرآیندهای کسب و کار ،جهت بهبود چشمگیر براساس شاخص های کلیدی عملکرد (هزینه، کیفیت و سرعت و ...) است. ایده باز مهندسی فرآیند عبارت است از : کسب و کار موثرتر و کارآمد تر ، انعطاف پذیری و پاسخگویی بیشتر سازمانها برای سهام داران، مشتریان و کارمندان سازمان. به خدمت گرفتن ساختار سازمانی برای تسهیل گردش کار به شکل نابتر*(Leaner) و مناسبتر(Fitter) و در نهایت تولید و خدمت رسانی بهتر سازمانهاست.

* شیوه ساخت Lean، اصول بهبود مداوم بر پایه "حذف زواید" (عوامل اتلاف هزینه و زمان ) فرآیند است.

جنبش BPR با انتشار عمومی دو مقاله در سال ۱۹۹۰ شکل گرفت.Thomas H.DavenPort و James R.Short در این مقالات اظهار داشتند که طراحی مجدد فرآیند و استفاده از IT میتواند سازمانها را متحول و فرآیندهای کسب و کار را به طرز چشمگیری بهینه سازی کند. آنها BPR را "تحلیل و طراحی گردش کار و فرآیندها درون و میان سازمانها" تعریف کردند و ترکیب IT و طراحی مجدد کسب و کار را به این شیوه ، مهندسی صنایع جدید لقب دادند.

متودولوژی ۵ مرحله ای Davenport وShort ، برای BPR نسخه اولیه به شکل زیر تعریف شده بود:

مراحل BPR اولیه

گام اول: تعیین دیدگاه کسب و کار و اهداف فرآیندی

این متدولوژی با وضع چشم انداز و اهداف فرایند آغاز می شود. به عبارت دیگر، به جای تمرکز بر فعالیت ها و وظایف، به منظور حذف گلوگاه های فرایند ( آنگونه که در متدولوژی های بهبود قبلی اتفاق می افتاد) بایستی باز طراحی بر روی کل فرایند انجام شود، تا چشم انداز و اهداف فرایند محقق گردد.

گام دوم: شناسایی فرایندهای است که لازمست باز طراحی گردند

این مرحله شبیه به مرحله تحلیل پارتو(Pareto) در متدولوژی TQM است. به جای بازطراحی تمام فرآیندها ، تنها فرآیندهای کلیدی و موثر، طراحی مجدد میشوند.

گام سوم: درک و سنجش فرآیندهای موجود

مرحله سوم، شامل درک و سنجش فرآیندهای موجود، به منظور مشخص نمودن عارضه های آن ها می باشد. این تشخیص، با هدف " تعیین مقیاسی برای سنجش بهبودهای آتی" صورت می پذیرد.

گام چهارم: تشخیص نقش IT

این مرحله تلاش برای تشخیص نقش IT در طراحی مجدد فرآیندهاست، بنیانگذاران BPR اعتقاد داشتند با اهرم IT ، میتوان انتخابهایی برای ساخت فرآیندهای طراحی مجدد داشت.

گام پنجم: پیاده سازی نسخه آزمایشی

در این مرحله، یک نسخه آزمایشی از فرآیند پیاده سازی میشود. این نسخه آزمایشی بیش از برنامه های کاربردی IT ، در سازمانهای کسب و کار توسعه پیدا میکند و بعنوان پایه جهت بهبود تکرارشونده، پیش از پیاده سازی کامل مورد استفاده قرار میگیرد.

Radical BPR

همزمان با نشر ایده های Davenport و Short درباره طراحی مجدد فرآیند کسب و کار ،Michael Hammer مفهوم BPR رادیکال (بنیادی) را تعریف کرد. Hammer ادعا کرد که تلاش های گذشته در راستای خودکارسازی و نظام مند نمودن فرایندها ، بهره وری و عملکرد را به میزان قابل ملاحظه ای افزایش نداده است، چرا که سازمان ها "خودکارسازی فرایندهای موجود" را بر استفاده بهینه از کامپیوتر، مقدم می دانند. به همین دلیل، این نوع خودکارسازی، منجر به از میان برداشتن محدودیت های موجود در فرایند نمی گردد. او معتقد بود : برای پیشرفتهای بزرگ در سازمانها و بهره مندی از مزایای کامپیوتر، شرکت ها نیازمند انجام تغییرات بنیادین در فرایندهای کسب و کارخود هستند.تلاش در راستای بازمهندسی لازم است که به صورت فراگیر و گسترده انجام شود. این تلاش ها باید مافوق مرزهای وظیفه ای انجام گردد و فناوری اطلاعات را به منظور توانمند نمودن فرایندهای حاصل از این تلاش ها به کار گیرد. Hammer و James Champy در کتاب خود، نظریه Adam Smith (تک وظیفه ای بودن کارکنان برای بالاتر رفتن مهارتها و شیوه وظیفه ای سلسله مراتبی سازمانی) را رد کردند. ایده آنها بطور خلاصه این بود که دوره اقتصاد متفاوت پسا مدرن آغاز شده و تغییر برای همگامی با آن ضروریست. در این دوره بالاترین جایگاه از آن مشتریست، رقابتها شدیدتر و تغییرات دائم برای هدایت کسب و کار امری بدیهی ست. بنیانگذاران BPR اولیه اعتقاد داشتند برای رقابت در اقتصاد جدید و مشتری مدار، جایگزینی بهبود مستمر با طراحی مجدد و ایجاد روش های جدید در اجرای وظایف و فرآیندهای کسب و کار ضروریست.

اصول اجرای BPR نسخه اولیه Hammer و Champy

  • سازماندهی کارکنان بر مبنای فرآیندها جایگزین سازماندهی بر مبنای وظایف شود.
  • کارکنان به جای انجام یک وظیفه، برای انجام تمام وظایف یک فرآیند آموزش ببینند.
  • در هر فرآیند ، یک نقش "صاحب فرآیند" ایجاد شود، که وظیفه اش نظارت بر اجرای بهینه فرآیند باشد .
  • کارکنان با وظایف مکمل، حتی با مهارتهای متفاوت، کارها را به یک ناظر مشترک تحویل دهند.
  • فناوری اطلاعات یک توانمند ساز کلیدی برای اجرای BPR است. 
  • این ایده ها مربوط به نسخه اولیه BPR بود. بنیانگذاران این نظریه Hammer و Davenport، Champy و short " تمرکز بر حذف گلوگاهها" ، برای بهینه سازی و مهندسی مجدد " فرآیند های موجود" را رد کردند و معتقد بودند فرآیندها باید یکبار دیگر از آغاز طراحی شوند. در مدل آنها شیوه فرآیند محور جایگزین شیوه وظیفه محور میشد، بعلاوه آنها به نقش ضروری IT در تغییر شکل فرآیندها معتقد بودند.

رابطه BPR و فناوری اطلاعات

Hummer فناوری اطلاعات را پیش برنده کلیدی، برای تغییرات در BPR اعلام کرد. او IT را ابزاری ضروری، برای مقابله با فرضیات منسوخ درباره تکنولوژی، افراد، اهداف سازمانی ، قوانین معرفی کرد و قلب BPR را اجتناب از قوانین و اصول منسوخ شده و توقف تفکر و شناخت به آن روشها دانست که در لایه های منطق و زیرین عملیات و فرآیندها ریشه دارند. (Davenport & Short) در سال ۱۹۹۰ قابلیتهای نقش IT در BPR را بدین ترتیب خلاصه کردند: تراکنشی ، مکانیزه سازی، تحلیل، اطلاعات، ترتیبی، مدیریت دانش، رهگیری، از میان برداشتن فاصله فیزیکی ، دسترسی بی واسطه کاربر به اطلاعات مورد نیاز.

نتایج اجرای نسخه اولیه BPR

در سال ۱۹۹۶ تحقیقی پیرامون تاثیر پروژه های BPR انجام شد. در این تحقیق ۳۱ دپارتمان تمام- فرآیند نامگذاری شدند به این معنا که این دپارتمانها فرآیندهای تولید ، وظایف پشتیبانی و برقراری تعامل با مشتری را انجام میدادند و ۵۵ پروژه مابقی به روال سنتی- وظیفه ای کار میکردند ( کار آنها تنها تولید بود) مقایسه صورت گرفت. نتیجه نهایی عجیب به نظر میرسید! دپارتمانهای فرآیند محور در چرخه انجام خدمات یا تولید شان سریعتر نشده بودند!

نتایج نشان میداد ۷۰- ۵۰ درصد پروژه های مهندسی مجدد فرآیندها شکست خورده و در عمل ۱۶درصد موارد از پیاده سازی BPR رضایت داشتند. تحقیقات بیشتر نشان داد:

دپارتمانهای فرآیند محور با شیوه مدیریتی پرورش حس مسئولیت جمعی ، چرخه انجام کار ۷.۴ برابر سریعتر - نسبت به سازمانهایی که این شیوه ها اجرا نشده- داشتند. این تمرینات شامل شغلهایی با همپوشانی وظایف ، پاداش تیمی، فضاهای کاری باز و روالهای مشارکتی بود. نتیجه جالب دیگر آنکه سازمانهای با شالوده فکری سنتی-وظیفه ای که شیوه فرآیند محور جدید در آنها اجرا شده بود: ۳.۵ برابر چرخه کارها کندتر از سازمانهای با طرز فکر سنتی و اجرای وظیفه ای بود!!

نتیجه این تحقیق اهمیت طرز فکر مدیریتی و تمرینات آنرا ثابت میکند: تغییر ساختار سازمانی صرف، باعث پیشرفت و بهبود سازمانها نخواهد شد ولازمست تغییرات سازمانی با تمرینات و طرز تفکر جدید برای بهبود و پیشرفت سازمانها همگام شوند. در واقع یکی از بزرگترین موانع BPR اولیه بی توجهی به بخش انسانی تغییرات است.

اجرای تغییرات در سازمانها عملا چه بازخوردی دارد؟

تغییرات رادیکالی به جای اصلاح وضعیت موجود، شروع به طراحی فرآیند از آغاز میکند . در دنیای تئوری و ایده آل، تغییرات باعث ایجاد رقابت و طرحهای ابتکاری فرآیندهای کسب و کار میشود ولی در عمل واقعا چه اتفاق میفتد؟

در عمل کاملا متفاوت است، BPR اغلب برای بازسازی سازمانهاست و تغییر روالی که کارکنان به آن مانوسند، برای آنها موضوعی ناخوشایندست و باعث مقاومت در آنها میشود. دستورالعمل BPR اولیه حائز هیچ پیشنهاد و راهنمایی خاصی برای مدیریت تغییرات سازمانی و منابع انسانی نداشت، مدیریت تغییر در بسیاری پروژه های BPR تنها شامل آموزش و نقش های ارتباطی میشد.

دیدگاه پیاده سازی بالا به پایین و مدیریت ناکافی تغییرات در BPR منجر به مقاومت شدید کارکنان و مدیران میانی شد. بعلاوه پیاده سازی BPR اولیه بسیار فنی و متمرکز بر فرآیند بود. اغلب این تغییرات بدون همگام سازی های لازم سازمانی بود که منجر به سنجش نیمه کاره فرآیندهای بین وظیفه ای جدید ((Cross-functional میشد، نبود مالکیت مشخص فرآیند اغلب منجر به سردرگمی و نارضایتی در مشارکت افراد گردید.

دلایل شکست BPR

از نظر King نتیجه BPR وابسته به افرادیست که آنرا انجام میدهند ، میزان اشتیاق افراد برای خلاقیت و استفاده از ریز دانش ایشان برای بازمهندسی کسب و کار عوامل اصلی موفقیت در BPR است. از دید کلی بزرگترین موانع بازمهندسی عبارتند از:

  • عدم التزام به مدیریت متعهد و رهبری
  • حیطه های نامعین و انتظارات غیر واقعی
  • مقاومت در برابر تغییر

مقاله "بازمهندسی فرآیندهای کسب و کار و نوآوری های کسب وکار" به بررسی عوامل موثر بر BPR میپردازد و به شکل همه جانبه ای، از زوایای مختلف و با نظر دانشمندان صاحب نظر در این زمینه، این عوامل را بررسی میکند، مهمترین این عوامل به شرح زیر است:

موانع اجرایی BPR

  • حامیان مخالف
  • نگرش مدیریتی : "این کار را برای من انجام بده"
  • تمرکز بر کاهش هزینه
  • توجه ناکافی بر مسائل فنی

"موانع سازمانی" BPR

  • شرایط مالی غیر منصفانه
  • تعدد پروژه های فعال
  • ترس و بدبینی
  • جبهه گیری و مقاومت از سوی کارشناسان سیستمهای اطلاعات و منابع انسانی

پیش نیازهای اجرای BPR

  • تعهد و حمایت مدیران ارشد
  • انتظارات واقع گرایانه
  • مشارکت کارکنان و اختیار دادن به ایشان
  • زمینه استراتژی رشد و توسعه در سازمان
  • چشم انداز مشترک
  • شیوه های مدیریتی صحیح
  • مشارکت افراد مناسب به صورت تمام وقت (در پروژه عملیCIGNA برای این موضوع شعار:BPR" روشی برای زندگی " در نظر گرفته شده بود)
  • هزینه کافی

مقدمات راهبردی BPR

  • توسعه و اولویت بندی اهداف
  • تعریف ساختار فرآیند و فرضیات
  • شناسایی ترتیب موثرتر فرآیندها
  • شناسایی محصول جدید و فرصتها در بازار
  • هماهنگی و همسو سازی تلاشهای بازمهندسی
  • توسعه راهبردی منابع انسانی 

نکته حائز اهمیت تکمیلی این که: از آنجا که BPR طبیعت دگرگون کننده یا حتی ساختارشکن دارد، لازمست مدت زمان پیاده سازی و شیوه سرپرستی مناسبی برای مدیریت تغییرات و مواجه با موقعیتهای پیش بینی نشده در نظر گرفته شود.

(Caronو Jarvenpaa و Stoddard) برندگان جایزه برترین مقاله بین المللی SIM سال ۱۹۹۴ برای مقاله ی "بازمهندسی کسب و کار درموسسه CIGNA، تجربیات و آموزه هایی از ۵ سال" ، به بررسی BPR در پروژه ی CIGNA پرداختند (CIGNA یک شرکت راهبر در زمینه بیمه و سرویسهای مالی در آمریکا و سراسر جهان است . از سال ۱۹۸۹ تا ۱۹۹۳، سیگنا بالغ بر ۲۰طرح را بازمهندسی کرد، که منجر به بیش از ۱۰۰ میلیون دلار، صرفه جویی شد. هر یک دلار صرف شده در بازمهندسی این پروژه، ۲-۳ دلار سود برگرداند. در پروژه های پربازده سیگنا: هزینه عملیاتی ۴۲% کاهش یافت، زمان چرخه ها بیش از ۱۰۰% بهبود داشت، رضایت مشتریان بیش از ۵۰% و کیفیت بیش از ۷۵% بهبود داشت) و به این نتایج رسیدند:

" بهتر است سازمان ها ابتدا بخش کوچکی را برای تغییر انتخاب کنند (برای مثال : پایلوت پروژه ی CIGNA )و تغییر را مدیریت و هدایت کنند، طرز تفکر سازمانی را تغییر داده و حمایت سیستمهای اطلاعاتی و منابع انسانی را جذب کنند. در پروژه CIGNA تغییرات از مدیر ارشد فناوری اطلاعات آغاز شد و به عوامل منابع انسانی نیز اختیار تاکید درباره این پروژه داده شد."

در سال ۱۹۹۴ ،King ، دلایل عمده شکست BPR را تمرکز زیاد بر جنبه های فنی و در عین حال کم توجهی به ابعاد راهبردی اعلام کرد .

آیا این نتایج منجر به شکست و احراز ناکارآمدی BPR شد؟

بررسی پروژه های موفق BPR نتیجه دیگری هم داشت.تحقیقات McKinsey در سال ۱۹۹۳ نشان داد که پروژه هایی که بطور گسترده و عمیق از BPR استفاده کردند، بالاترین منافع کسب و کار را بدست آوردند. این تحقیقات که ۲۰ کمپانی مجریBPR را مورد بررسی قرار داده بود، نشان داد ۶ شرکت موفق به کاهش میانگین ۱۸ درصدی در هزینه ها ، BPR را در تمامی" فرآیندهای کلیدی" و عناصر سازمان مورد استفاده قرار داده اند. از دیدگاه مکنزی بازمهندسی فرایندهای کسب و کار، بایستی در منظرهای ذیل، بررسی و انجام گردد:

  • نقش ها و مسئولیت ها
  • اندازه گیری عملکرد
  • ساختار سازمانی
  • فناوری اطلاعات
  • مهارت ها و ارزش های مشترک

طبق نظر مکنزی هر چقدر تغییرات در تمامی منظرهای فوق، بنیادی تر باشد، نتایج مثبت تری حاصل می گردد.

پس از آن Teng و همکارانش تحقیق دیگری را منتشر ساختند که در آن پروژه های موفق BPR در سال ۱۹۹۸ مورد بررسی قرار گرفت. از دیدگاه Teng لازم بود، دو منظر :

  • گردش کار فرایند ها
  • فرهنگ سازمانی

نیز در باز مهندسی فرایندهای کسب و کار مورد بررسی قرار گیرد. Teng نیز همانند مکنزی به این نتیجه رسید که میزان بنیادی بودن تغییرات در سازمانها ( تغییرات در تمامی منظر های هفت گانه) با موفقیت پروژه ها رابطه مستقیم دارد.

شیوه BPR اولیه تغییرات رادیکالی را به کارکنان تحمیل کرد، با بررسی نتایج ناشی از پیاده سازی های عملی این شیوه، نقاط ضعف آن خودنمایی کرد و منجر به اصلاح مراحل BPR به شیوه زیر شد:

از این تحقیقات میتوان نتیجه گرفت که:

فرآیندها و طراحی های فنی عوامل موفقیت BPR نیستند، طراحی اجتماعی(فرهنگسازی) ، شیوه اجرای تغییر فرآیند و توانایی ارزیابی مهندسی مجدد فرآیندها، عوامل موثر بر پیاده سازی موفق BPR است. مدیریت تغییر و بخش انسانی پیاده سازی اهمیت بیشتری از خود راهکارها دارد.

نتایج BPRاولیه، منجر به ایجاد قاعده جدیدی برای اجرای BPR نسل بعد شد. تجدید نظر BPR، بر بافت فرهنگی سازمانها متمرکز شد. بنیانگذاران از تغییرات اساسی که در شیوه تفکر BPR اولیه بود، دست کشیدند و براهمیت افراد و مدیریت تغییر در پیاده سازی تکیه کردند. به جای تغییرات بزرگ و بنیادی با طیف وسیع، تفکر BPR جدید بر پایه فرآیندهای کسب وکار، تکنولوژی و سیستمهای اجتماعی (فرهنگ) بنا شد. البته هدف، تغییر کلی فرهنگ سازمانی نیست، بلکه تنها تغییر جنبه هایی از فرهنگ است که هنگام پیاده سازی مهندسی مجدد، اهمیت دارد. ایجاد شغلهای چند مهارتی و چرخش شغلی میتواند باعث تقویت فرهنگ تبادل مهارتها شود. اجباری کردن تغییرات به تنهایی، بدون شک، مقاومت زیادی به بار می آورد و با علم به اینکه تغییر عمده در یک سازمان بسیار به شکست نزدیک است ، تمرکز بر جهش های کوچک انتخاب عاقلانه ایست. در پروژه های شامل تغییر، اغلب جلب اعتماد آرا مختلف در سازمانها در آغاز پروژه بسیار آسانتر و پیش برنده تر است و نقش قابل توجهی در کاهش زمان پیاده سازی دارد. اگرچه IT نقش توانمندکننده ای دارد ، در تفکر جدید اهمیت کمتری دارد. اگر به جای آنکه سیستم باعث تغییر باشد، افراد منجر به تغییرات شوند، موفقیت حاصل میشود و این نکته ای کلیدی ست.در انتها خلاصه میشود در BPR جدید آرمان سازمانی، همچنان همان هدف نهایی سازمان ست، ولی مسیر دستیابی به این هدف، به جای یک مرحله عظیم، زنجیره ای از مراحل کوچک است.

 

 

 

استاندارد BPEL چیست ؟

زبان اجرایی فرآیند کسب و کار (BPEL)

سازمان توسعه استانداردهای اطلاعات ساخت یافته (OASIS : Organization for the Advancement of Structured Information Standards)، زبان اجرایی را به منظور صدور و ورود اطلاعات کسب و کار با استفاده از رابط های در دسترس از طریق خدمات وب سرویس، تحت عنوان BPEL معرفی نمود. سازمان فوق الذکر یک کنسرسیوم جهانی است که بر روی استانداردهای توسعه، استفاده از کسب و کار الکترونیکی و وب سرویس فعالیت می نماید.

Web Services Business Process Execution Language) WS-BPEL) که عموما به عنوان BPEL شناخته می شود، در واقع زبان اجرایی استاندارد OASIS برای مشخص نمودن کنش ها (Actions) در فرایندهای کسب و کار با استفاده از وب سرویس ها می باشد. به عبارت بهتر اطلاعات فرایندی در BPEL با استفاده از رابط وب سرویس، صادر و وارد (Export and import) می گردد.

در واقع، BPEL یا "زبان اجرایی فرآیند کسب و کار" یک فایل XML می باشد که با استفاده از آن موتور اجرایی BPMS یک فرآیند را اجرا می کند. همانطور که در مطلب XPDL شرح داده شده است نرم افزارهای BPMS برای اجرایی کردن فرآیند از دو بخش اصلی تشکیل شده اند: ۱-تعریف فرآیند و ۲- اجرای فرآیند. نتیجه نهایی بخش تعریف فرایند، یک فایل XML به صورت XPDL می باشد که برای آشنایی با این بحث می توانید به مطلب XPDL مراجعه کنید. بعد از تعریف فرآیند، ابزار طراحی فرایند با استفاده از فایل XPDL، یک فایل XML تولید می کند که شامل اطلاعات اجرایی یک فرآیند می باشد و با استفاده از آن موتور اجرایی نرم افزارهای BPMS فرآیند را به صورت عملی اجرا می نمایند که این فایل XML را BPEL گویند.

 

 

BPEL، یک زبان مبتنی بر XML است که برای مقاصد زیر به کار برده می شود:

  • حفظ ترتیب فعالیت (activities) های موجود در فرایند
  • ارتباط بین نمونه های فرایند و پیام ها
  • بازیابی شرایط خطا و استثنائات
  • روابط مبتنی بر وب سرویس بین نقش های فرآیند

BPEL از ترکیب دو استاندارد جدا بوجود آمد: ۱- XLang از مایکروسافت که با استفاده از وب سرویس ها، فرآیند کسب و کار را اجرا می کند و ۲- استاندارد (WSFL (Web Services Flow Language که مربوط به شرکت IBM است. XLang یک زبان بر اساس ساختار بلوکی است در حالی که WSFL زبانی بر اساس ساختار گرافیکی می باشد. چون این دو استاندارد هر کدام Root مخصوص به خود را دارند BPEL برای ترکیب این دو ساختار، ساختار بلوکی را پایه قرار داده و ساختار گرافیکی را در آن گنجانده است. یعنی BPEL یک ساختار بلوکی می باشد که با استفاده از بلوکها یا تگ های XML امکان استفاده از استاندارد WSFL را فراهم می نماید. در شکل زیر این ساختارها نمایش داده شده اند:

BPEL با استفاده از وب سرویس ها، به زبان های تعریف فرآیند کسب و کار همچون XPDL اجازه می دهد که با فراخوانی سرویس های مورد نظر، یک نمونه از یک فرآیند را اجرا یا ویرایش نمایند. BPEL علاوه بر زبان اجرای فرآیند کسب و کار، زبان تعامل بین فرآیند ها نیز می باشد. المان های اصلی BPEL شامل پردازش ها، فعالیت ها، لینک های جفت کننده (Partner Link) ، کنترل کننده عملیات ها، کنترل کننده خطاها، کنترل کننده رویدادها و مجموعه های مرتبط به هم می باشد. پردازش مهمترین المان در BPEL می باشد. دو نوع پردازش وجود دارد: انتزاعی(Abstract) و اجرایی. یک پردازش انتزاعی برای تعریف قوانین کسب و کار مورد استفاده قرار می گیرد. در مشخصات BPEL عنوان شده است که منظور از پردازش انتزاعی، قوانین کسب و کار است که نحوه معامله بین فروشنده و خریدار را مشخص می نماید و در هر خرید و فروش، قوانین تعریف شده بین این دو اجرا می شود. دو پردازش انتزاعی با استفاده از لینک های جفت کننده (Partner Link) به هم متصل می شوند و بوسیله تبادل پیام مناسب بین یکدیگر، با هم کار می کنند. پردازش انتزاعی همچنین می تواند برای نظارت بر اجرای فرآیند ها مورد استفاده قرار گیرد. همچنین در دو فرآیند تجاری کاملا جدا، پردازش انتزاعی می تواند قوانین تبادل پیام بین وضعیت های دو فرآیند را تعریف نماید.

پردازش انتزاعی برای تعریف داخلی فرآیند کسب و کار استفاده نمی شود بلکه به عنوان نمونه، تعریف داخلی خرید یا فروش در پردازش انتزاعی مخفی است، مثلا اینکه فروشنده در سیستم داخلی خود برای آماده کردن خود برای فروش چه کاری انجام می دهد برای پردازش انتزاعی مخفی می باشد. 

با توجه به تعاریف گفته شده می توان فهمید که پردازش انتزاعی در واقع شمایی (Interface) از وب سرویس ها را مشخص می کند؛ در حالی که پردازش اجرایی ساختار وب سرویس ها را بر اساس شمای تعریف شده پیاده سازی می کند. به علاوه پردازش اجرایی، رفتار دقیق فرآیند کسب و کار را تعریف می نماید و همچنین می تواند طریقه انتقال اطلاعات بین محصولات مختلف BPMS را پیاده سازی کند. در سطح پیاده سازی، تعداد زیادی از ویژگی ها وجود دارند که مقدار دهی می شوند. تعدادی از این ویژگی ها شامل عبارات جستجو و عبارت های اجرایی هستند.عبارات جستجو می توانند مشخصات پردازش ها و وضعیت فعالیت ها و دیگر آیتم های پردازش را مورد تجزیه و تحلیل قرار دهند. زبان پیش فرض جستجو در BPEL، XPath نام دارد. و عبارات اجرایی شامل دستورات اجرایی قابل فهم توسط کامپایلر ها می باشد. 

مهمترین جنبه از BPEL که تاکید کافی بر آن صورت نمی پذیرد، وجود BPEL است، چراکه پشتیبانی از BPEL در اکثر محصولات BPM وجود دارد.یکی از مفاهیم کلیدی در زمینه BPEL این است که BPEL یک مدل و در واقع گرامری را برای توصیف رفتار فرایند کسب و کار بر مبنای تعامل بین فرایند و سایر اجزای شرکت کننده، توصیف می نماید.

 

 

 

 

استاندارد XPDL چیست ؟

XPDL یا زبان تعریف فرایند به‌صورت XML

یک فرمت استاندارد است که توسط (Workflow Management Coalition (WfMC در سال ۲۰۰۸ مطرح گردید و هدف آن فراهم نمودن امکان تبادل تعاریف فرایندهای کسب‌وکار بین محصولات ارائه‌دهنده گردش کار و همچنین دستگاه‌های مدیریت فرایندهای کسب‌وکار (ابزارهای مدل‌سازی مختلف) است. XPDL یک الگوی XML را برای تعیین بخش‌های فرایند کسب‌وکار و یا گردش کار تعریف می‌نماید. درواقع XPDL یک فرمت طراحی فرآیند است و شامل اطلاعاتی است که با استفاده از آن، می‌توان فرآیند را به‌صورت بصری نمایش داد؛ اطلاعاتی از قبیل موقعیت و اندازه المان‌های فرآیند از این نوع هستند؛ همچنین می‌توان خطوطی را تعریف نمود که المان‌ها را به هم متصل نمایند، خطوط و گره‌ها شامل ویژگی‌هایی هستند که اطلاعات اجرایی را دربرمی گیرند، نمونه‌هایی از این اطلاعات عبارت‌اند از: قوانین، تشریح فعالیت‌ها، فراخوانی وب‌سرویس‌ها و غیره. همچنین XPDL ۲ دارای المان‌های معادل المان‌های BPMN است به‌عنوان‌مثال Activity(فعالیت)ها در BPMN معادل Generic Activity در XPDL می‌باشد و همچنین BPMN Event معادل XPDL Event Activity، BPMN Gateway معادل XPDL Route Activity و BPMN Connections معادل XPDL Transition است.

هدف XPDL ذخیره و انتقال فرآیند است. XPDL به یک ابزار طراح فرآیند اجازه می‌دهد تا فرآیند را در فایلی ذخیره نموده و طراح فرآیند دیگر آن را فراخوانی نماید و نمادهای مخصوص به خود را نمایش دهد. استاندارد XPDL اجرای فرآیند را تضمین نمی‌کند زیرا ممکن است قوانین در یک BPMS قابل‌اجرا باشند ولی در دیگری قابل‌اجرا نباشند.

مفهوم و هدف XPDL در شکل زیر بیان‌شده است. در بخش بالایی شکل، ابزارهای طراح فرآیند مختلف وجود دارند و در بخش پائین شکل محیط اجرای فرآیند قرارگرفته است، همان‌طور که مشاهده می‌شود XPDL در محیط اجرایی فرآیند نقشی ندارد در این محیط BPEL نقش اصلی را ایفا می‌نماید، لذا گرفتن کد اجرایی از XPDL غیرممکن است.

سه کاربرد مهم XPDL به شرح زیر است:

مبادله فرآیندها برای شرکت‌هایی که فعالیتشان ساخت و فروش فرآیندها می‌باشد بسیار بااهمیت است، زیرا آنان نمی‌خواهند فقط در یک نرم‌افزار خاص، فرایندها را به کار ببرند چراکه یک طراحی را می‌توانند به شرکت‌های مختلف بفروشند و ازآنجایی‌که شرکت‌های مختلف ممکن است از BPMS های متنوعی استفاده نمایند لذا XPDL برای آن‌ها بسیار حیاتی خواهد بود.

دسته دیگری که XPDL برای آن‌ها بسیار بااهمیت است متخصصین طراح فرآیند می‌باشند، زیرا هر BPMS ممکن است ابزار طراحی فرایند مخصوص به خود را داشته باشد و چنانچه یک متخصص در یک ابزار خبره گردد، دیگر نیاز نیست در ابزار دیگر برای یادگیری هزینه صرف نماید و می‌تواند تمرکز را بر روی ساخت فرآیند نه در یادگیری ابزار جدید قرار دهد.

نمونه‌ای دیگر اینکه با XPDL می‌توان فرآیند را بین ابزارهای مختلف انتقال داد؛ مثلاً ابزارهایی که مخصوص شبیه‌سازی فرآیند می‌باشند و یا ابزارهایی که مسئول بهینه‌سازی فرآیندها هستند؛ حتی یک متخصص طراح فرآیند می‌تواند با طراحی فرآیند در یک ابزار با XPDL آن را به ابزارهای مختلف انتقال داده و از آن‌ها استفاده نماید.

شکل زیر معرف عملکرد XPDL می‌باشد:

البته هر ابزاری علاوه بر نمادهای استاندارد، یک سری نمادها و ویژگی‌های مخصوص به خود را دارد که قطعاً در XPDL دارای معادل نیست لذا انتقال آن نیز امکان‌پذیر نخواهد بود ولی ازآنجایی‌که بعضی ابزارها فقط به المان‌های استاندارد نیاز دارند، XPDL برای استفاده از آن‌ها بسیار مفید خواهد بود.